A burocracia é uma das partes mais temidas da compra de imóvel no Brasil — e não sem razão. A falta de um único documento pode atrasar a escritura em semanas ou até inviabilizar o negócio. Segundo levantamento do COFECI (Conselho Federal de Corretores de Imóveis), problemas com documentação são responsáveis por cerca de 30% das desistências em transações imobiliárias.
Para evitar surpresas, reunimos a lista completa e atualizada de todos os documentos necessários: do comprador, do vendedor e do imóvel. Com tudo em mãos, o processo no cartório flui sem contratempos.
Documentos do Comprador (Pessoa Física)
Esta é a documentação que você, comprador, precisa reunir:
Documentos pessoais
- RG e CPF (ou CNH que contenha ambos)
- Certidão de nascimento (solteiros) ou certidão de casamento (casados, com averbação de divórcio se for o caso)
- Pacto antenupcial registrado (se casado com separação de bens ou comunhão parcial)
- Comprovante de residência atualizado (últimos 90 dias)
- Profissão e estado civil atualizados
Documentos financeiros
- Comprovante de renda — últimos 3 holerites (CLT) ou Declaração de IR com recibo (autônomos)
- Declaração de Imposto de Renda do último exercício (todas as páginas + recibo)
- Extrato do FGTS dos últimos 12 meses (se for utilizar o fundo)
- Certidão negativa de débitos federais (Receita Federal)
Para financiamento bancário (adicionais)
- CTPS (Carteira de Trabalho) ou contrato social (empresários)
- Extrato bancário dos últimos 6 meses (autônomos e profissionais liberais)
- Decore — Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos (assinada por contador)
Documentos do Vendedor (Pessoa Física)
O vendedor também precisa apresentar documentação robusta para garantir a segurança jurídica da transação:
Documentos pessoais
- RG e CPF
- Certidão de nascimento ou casamento atualizada
- Comprovante de residência
Certidões do vendedor
| Certidão | Onde obter | Validade | Custo aproximado |
|---|---|---|---|
| Certidão negativa de ações cíveis | Fórum da comarca | 30 dias | R$ 50–R$ 80 |
| Certidão negativa de execuções fiscais | Justiça Federal | 30 dias | Gratuito (online) |
| Certidão negativa trabalhista | TST (online) | 30 dias | Gratuito |
| Certidão negativa de protestos | Cartório de Protestos | 30 dias | R$ 30–R$ 60 |
| Certidão negativa de débitos federais | Receita Federal | 180 dias | Gratuito (online) |
Essas certidões garantem que o vendedor não possui dívidas que possam recair sobre o imóvel após a venda. Se alguma certidão apontar restrição, é fundamental analisar com um advogado antes de prosseguir.
Documentos do Imóvel
A documentação do imóvel é a mais crítica — é nela que aparecem problemas como penhoras, hipotecas ou irregularidades construtivas.
Documentos obrigatórios
- Matrícula atualizada do imóvel (expedida pelo Cartório de Registro de Imóveis com no máximo 30 dias)
- Certidão negativa de ônus reais (vinculada à matrícula)
- Certidão de quitação de IPTU (do ano corrente + anos anteriores se houver pendência)
- Certidão negativa de débitos condominiais (para apartamentos e casas em condomínio)
- Habite-se ou auto de conclusão (comprova que o imóvel foi construído conforme aprovação da prefeitura)
- Planta aprovada pela prefeitura (especialmente importante para imóveis mais antigos)
Para imóveis em condomínio (adicionais)
- Convenção do condomínio registrada em cartório
- Ata da última assembleia
- Declaração do síndico sobre obras aprovadas ou pendências
Para imóveis na planta (adicionais)
- Memorial de incorporação registrado
- Certidões da construtora (CNPJ, trabalhista, fiscal)
- ART/RRT do responsável técnico pela obra
Custos Cartoriais: Quanto Reservar
Os custos de cartório pegam muitos compradores de surpresa. Veja o que esperar para um imóvel de R$ 400.000:
| Documento/Serviço | Custo aproximado | Quem paga |
|---|---|---|
| ITBI (Imposto de Transmissão) | R$ 8.000–R$ 12.000 (2-3%) | Comprador |
| Escritura pública | R$ 3.500–R$ 7.000 | Comprador |
| Registro da escritura | R$ 2.000–R$ 4.000 | Comprador |
| Certidões do vendedor | R$ 200–R$ 500 | Vendedor |
| Certidões do imóvel | R$ 100–R$ 300 | Vendedor ou comprador (negociável) |
Os valores variam por estado — cada Tribunal de Justiça define sua tabela de emolumentos. Para detalhes específicos sobre esses custos, leia nosso artigo sobre ITBI, escritura e registro.
No total, reserve entre 4% e 6% do valor do imóvel para custos cartoriais e tributários. Esse valor não pode ser financiado na maioria dos bancos — é desembolso do comprador.
Ordem Correta dos Procedimentos no Cartório
Muita gente se confunde com a sequência. O passo a passo correto é:
- Reunir toda a documentação (comprador + vendedor + imóvel)
- Pagar o ITBI na prefeitura (necessário antes da escritura)
- Lavrar a escritura pública no Tabelionato de Notas
- Registrar a escritura no Cartório de Registro de Imóveis
- Solicitar nova matrícula com a transferência de propriedade
Sem o registro, a propriedade não se transfere legalmente. A escritura sozinha não faz de você o proprietário — ela precisa ser registrada. Esse é um ponto que muitos compradores desconhecem.
Prazo dos procedimentos
- Pagamento do ITBI: imediato (boleto ou guia)
- Lavratura da escritura: 1 a 3 dias úteis
- Registro da escritura: 15 a 30 dias úteis
- Emissão da nova matrícula: incluso no prazo do registro
Situações Especiais
Compra com financiamento
Quando há financiamento bancário, o contrato do banco substitui a escritura pública — o próprio contrato é registrado na matrícula. Isso elimina o custo da escritura, mas o registro continua sendo necessário.
Compra com procuração
Se o comprador ou vendedor não puder comparecer, é possível usar procuração pública específica para compra e venda de imóvel. Essa procuração deve ser lavrada em cartório e ter poderes expressos para a transação.
Imóvel de herança ou inventário
Imóveis herdados exigem documentação adicional: formal de partilha ou alvará judicial, certidão de óbito do proprietário anterior, e pagamento do ITCMD (Imposto sobre Transmissão Causa Mortis). O processo pode ser mais demorado.
Imóvel com dívida de IPTU
Dívidas de IPTU acompanham o imóvel, não o dono anterior. Se comprar um imóvel com IPTU atrasado, a dívida passa a ser sua. Sempre exija a certidão negativa de IPTU antes de fechar negócio.
Dicas para Agilizar o Processo
- Comece a reunir documentos com antecedência — pelo menos 30 dias antes da data prevista para escritura
- Peça as certidões do vendedor logo no início — se houver problema, você descobre antes de gastar com ITBI
- Verifique a matrícula pessoalmente — não confie apenas na cópia que o vendedor apresenta
- Contrate um advogado imobiliário — o custo (R$ 1.500 a R$ 3.000) é insignificante perto do valor da transação
- Guarde cópias de tudo — digitalize todos os documentos e mantenha backup
Se está começando o processo de compra do zero, confira nosso guia completo para comprar casa em 2026 para entender todas as etapas.
Perguntas Frequentes
Quanto tempo demora para tirar todos os documentos?
Se tudo correr bem, entre 5 e 15 dias úteis. As certidões online (Receita Federal, TST) saem na hora. As certidões do fórum e do cartório de protestos levam de 3 a 5 dias úteis. A matrícula atualizada sai em 1 a 3 dias úteis. O maior gargalo costuma ser a certidão negativa de débitos condominiais, que depende do síndico.
O que é a matrícula do imóvel e por que ela é tão importante?
A matrícula é o "RG do imóvel" — um documento registrado no Cartório de Registro de Imóveis que contém todo o histórico: proprietários anteriores, ônus, hipotecas, penhoras, área, confrontações. Qualquer problema jurídico aparece na matrícula. Sempre solicite uma matrícula com no máximo 30 dias de emissão.
Preciso de advogado para comprar um imóvel?
Não é obrigatório por lei, mas é altamente recomendado. O advogado analisa a matrícula, as certidões do vendedor, o contrato de compra e venda e identifica riscos que leigos dificilmente percebem. O investimento médio de R$ 2.000 pode evitar prejuízos de dezenas de milhares de reais.
Qual a diferença entre escritura pública e contrato particular?
A escritura pública é lavrada por um tabelião e tem fé pública — é o documento exigido para registrar a transferência de propriedade. O contrato particular de compra e venda é um acordo entre as partes, mas não transfere a propriedade. Para imóveis acima de 30 salários mínimos, a escritura pública é obrigatória por lei.
Posso comprar imóvel com documentação pendente?
Tecnicamente é possível, mas extremamente arriscado. Imóveis sem habite-se, com matrícula irregular ou com ônus pendentes podem gerar problemas sérios no futuro, incluindo impossibilidade de financiamento, multas da prefeitura e disputas judiciais. Sempre exija documentação 100% regular antes de assinar qualquer contrato.
Conclusão
A documentação é a base de uma compra segura. Pode parecer muita burocracia, mas cada documento tem uma função: proteger você de fraudes, dívidas ocultas e irregularidades que poderiam transformar o sonho da casa própria em pesadelo.
Monte sua pasta de documentos com antecedência, peça as certidões do vendedor antes de se comprometer financeiramente e, na dúvida, consulte um advogado imobiliário. Esse cuidado extra no início economiza tempo, dinheiro e estresse no futuro.
